Nếu bạn từng nhận một văn bản chính thức từ cơ quan nhà nước Việt Nam — hoặc từng phải soạn một văn bản như vậy cho công ty — hẳn bạn đã nhận ra chúng giống nhau đến kinh ngạc. Đó không phải là trùng hợp. Thể thức văn bản hành chính được quy định chi tiết trong Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư, ban hành ngày 05/3/2020. Nghị định thay thế các thông tư cũ từng điều chỉnh thể thức văn bản, hợp nhất quy tắc cho văn bản giấy và văn bản điện tử vào một chỗ, và không chỉ áp dụng cho cơ quan nhà nước mà còn được các doanh nghiệp nhà nước và công ty tư nhân có giao dịch với cơ quan hành chính áp dụng rộng rãi — tự nguyện hoặc theo yêu cầu.
Những thành phần luôn hiện diện
Một văn bản đúng thể thức mang một bộ thành phần cố định, mỗi thành phần có vị trí riêng trên trang:
- Quốc hiệu và Tiêu ngữ — “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM / Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” ở góc trên bên phải;
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành ở góc trên bên trái, với số và ký hiệu văn bản bên dưới;
- Địa danh và thời gian ban hành, trong đó ngày và tháng được ghi đầy đủ;
- Tên loại văn bản và trích yếu nội dung;
- Phần nội dung, khối chữ ký (chức vụ, họ tên, và con dấu khi bắt buộc), cùng phần nơi nhận.
Dòng số và ký hiệu đáng được nhìn kỹ hơn, vì nó mã hóa thông tin thực: số thứ tự trong năm, chữ viết tắt của loại văn bản (QĐ cho quyết định, CV thường thấy trong luồng công văn, TB cho thông báo), và chữ viết tắt của cơ quan ban hành. Người đọc quen hệ thống chỉ cần nhìn “Số: 15/QĐ-UBND” là biết đây là quyết định thứ mười lăm do một Ủy ban nhân dân ban hành trong năm — trước khi đọc một chữ nội dung nào.
Các quy tắc trình bày
Nghị định đi xa hơn cấu trúc — nó quy định cả cách trình bày. Văn bản được trình bày trên khổ giấy A4, phông chữ Times New Roman, thường cỡ 13–14pt cho phần nội dung, với lề trên và lề dưới khoảng 2–2,5 cm, lề trái 3–3,5 cm (chừa chỗ cho việc đóng tập lưu trữ) và lề phải 1,5–2 cm. Ngay cả cỡ chữ của từng thành phần — Quốc hiệu, số văn bản, khối chữ ký — cũng được ấn định trong phụ lục, kèm theo phần nào in đậm, phần nào in nghiêng, phần nào gạch chân. Số trang, khi có, được đặt ở phía trên trang giấy. Rất ít chỗ được để lại cho khẩu vị cá nhân, và đó chính là chủ đích: một quyết định của một bộ ở Hà Nội và một quyết định của một cơ quan cấp huyện ở Cà Mau phải đọc được bằng cùng một phản xạ.
Văn bản điện tử cũng được tính
Một lý do khiến NĐ 30 quan trọng ngay khi ra đời là nó đối xử với văn bản điện tử như công dân hạng nhất: nghị định quy định chữ ký số của người ký và của cơ quan, tổ chức ban hành hiển thị trên văn bản như thế nào, và hồ sơ điện tử luân chuyển qua các khâu đăng ký, lưu trữ ra sao. Khi ngày càng nhiều cơ quan trao đổi văn bản qua hệ thống quản lý văn bản điện tử thay vì đường bưu chính, quy tắc trình bày khối chữ ký số đã trở thành một câu hỏi tuân thủ thường nhật chẳng kém gì lề giấy ngày trước.
Vì sao điều này quan trọng trong thực tiễn
Với doanh nghiệp, thể thức không đơn thuần là thẩm mỹ hành chính. Văn bản nộp cho cơ quan nhà nước — hồ sơ ưu đãi thuế, giấy tờ lao động, công văn qua lại — thường xuyên bị kiểm tra thể thức, và một văn bản sai thể thức có thể khiến cả bộ hồ sơ bị trả về. Những lỗi phổ biến nhất tôi từng gặp đều rất đời thường: lề sai kích thước, thiếu dòng “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”, ngày tháng ghi bằng chữ số ở chỗ yêu cầu viết bằng chữ, hoặc khối chữ ký không khớp với thẩm quyền thực tế của người ký. Không lỗi nào khó sửa; nhưng lỗi nào bị trả về cũng ngượng.
Nếu bạn sinh văn bản bằng chương trình, việc mã hóa bố cục NĐ 30 một lần — lề, phông chữ, vị trí các thành phần — rồi tái sử dụng rất đáng công sức bỏ ra ban đầu. Trong các bài sau, tôi dự định đi vào từng loại văn bản cụ thể — quyết định, công văn — và những lỗi trình bày phổ biến khiến chúng bị trả lại.